Zeitmanagement - Die Zeit-Zielscheibe
Christian Wessler • 24. Februar 2020
Benjamin Franklin sagte:
„Zeit ist Geld“. Wenn dieser Spruch bedeuten würde: „Zeit = Geld“, dann wäre das zu kurz gesprungen. Denn sicherlich ist Zeit mehr wert als Geld:
Wenn Sie nämlich einmal Ihr Geld verloren haben, können Sie sich das wieder reinholen – wenn Sie jedoch Ihre Zeit verschwendet haben, dann ist diese unwiderruflich verloren!
Wie viel Zeit haben wir eigentlich? Natürlich können wir das nie sicher wissen. Nehmen wir an, Sie sind jetzt 40 Jahre alt. Sie müssen nur noch 27 Jahre bis zur Regelaltersrente arbeiten. Das sind 27 Jahre, oder 324 Monate, oder 1404 Wochen, 7.020 Arbeitstage oder 56.160 Stunden wenn Sie einen 8-Stunden-Tag haben (Feiertage und Urlaub mal nicht mitgerechnet). Was werden Sie mit Ihren 56.160 Stunden tun - wie viele Stunden davon wollen Sie mit Arbeit verbringen - und vor allem, was wollen Sie damit bewirken?
Es gibt zwei große Ansätze beim Zeitmanagement:
Effizienz
Können Sie Ihre Zeit effizienter nutzen - können Sie andere Menschen dazu bringen, das auch zu tun? Wenn zum Beispiel ein Angestellter in einer Stunde 20 Rechnungen erstellt… Was könnten wir also tun, den Prozess so zu gestalten, dass er in der gleichen Zeit 40 Rechnungen erstellen kann? Systeme – insbesondere technologiebasierte Systeme – können Ihnen das ermöglichen, und es wäre dumm, es nicht zu nutzen, wenn Sie die Möglichkeit haben.
Doch allzu oft ist der Ansatz, nur darauf zu schauen, wieviel man innerhalb einer bestimmten Zeit leisten kann, und setzt so die Menschen unter großem Druck. Wenn die ursprüngliche Aufgabe bisher nur 10 € pro Zeiteinheit wert ist, sollten Sie lieber dafür sorgen, dass die Leistung, die Sie in der gleichen Zeit erbringen nun 20 € wert ist. So denken Unternehmer und Führungskräfte leider meistens nicht – und sägen damit oft an dem Ast, auf dem sie sitzen!
Wirksamkeit
Noch wichtiger ist die Frage, ob Sie Ihre Zeit effektiv nutzen. Genau genommen können wir die Zeit nicht verwalten. Wenn ich mich an meinen Physikunterricht in der Schule richtig erinnere, ist die Zeit eine Konstante – es sei denn, wir nähern und der Lichtgeschwindigkeit an, und ich bin mir nicht sicher, dass das eine gute Zeit-Management-Technik ist! Aber wir können managen, was wir mit der Zeit tun. Eine gute Methode ist, zu überlegen welchen Wert unser Tun hat, mit dem wir unsere Zeit verbringen.
Betrachten Sie einmal den finanziellen Aspekt. Wie hoch soll Ihr Stundensatz sein? Wie viel wollen Sie in einem Jahr verdienen - oder wie viel Wert wollen Sie in Ihre Organisation einbringen? Teilen Sie diesen Wert durch die Anzahl der Stunden, die Sie arbeiten möchten. So erhalten Sie Ihren gewünschten Stundensatz.
Ist der Wert einiger Ihrer Arbeitsstunden geringer, als der gewünschte Stundensatz? Oft frage ich dann meine Kunden: „Was müssten Sie jemanden bezahlen, der Ihnen die 25% Ihrer Aufgaben, für die Sie den geringsten Stundensatz erhalten, abnehmen würde?“ Und dann frage ich weiter: „Warum machen Sie das?“ Für jede Stunde, die Sie unter Ihrem Stundensatz arbeiten, müssen Sie entweder:
- eine zusätzliche Stunde, mit einem noch höheren Stundensatz arbeiten, um das auszugleichen
- mehr arbeiten
- akzeptieren, nicht das Einkommen zu bekommen, das Sie sich vorgenommen haben
Nun fragen Sie sich sicherlich, wie hoch der „Stundensatz“ Ihrer Zeit war, die Sie in den letzten Wochen gearbeitet haben. Wie hoch war also der Stundensatz der unteren 25% dieser Stunden? Wenn er niedriger als der gewünschte durchschnittliche Satz ist, könnten Sie jemanden beschäftigen, der diese Aufgaben für Sie übernimmt und Ihnen somit zu mehr Freiheit für höherwertige Aufgaben verhilft?
Wie viele Aufgaben haben Sie, die eigentlich von recht niedrigem Wert sind, aber bei denen nur Sie oder andere ältere Mitarbeiter wissen, wie sie erledigt werden können? Oder Sie wollen sie aus einer Vielzahl von Gründen beibehalten - vielleicht wegen der Vertraulichkeit, oder weil sie so angenehm sind, oder weil Sie sie schon immer erledigt haben, oder Sie haben niemanden, der die richtige Ausbildung hat...
Es gibt eine Reihe von Übungen, die Sie machen können, um sich auf dieses Thema zu konzentrieren. Eine von ihnen nennen wir die Zeit-Zielscheibe:
Zeichnen Sie sich eine Zielscheibe mit einem Mittelpunkt und drei Ringen außenherum.
- Im äußeren Ring sind Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind
- Im nächsten Kreis finden wir die Aufgaben, die zwar dringend aber nicht wichtig sind
- Der innere Ring für dringende und wichtige Tätigkeiten
- Im Mittelpunkt sind die Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind
Im äußeren Ring haben wir die Aufgaben, Veranstaltungen und Aktivitäten, die weder dringend sind, noch wichtig. Bekommen Sie zum Beispiel ständig E-Mails, und neigen Sie dazu, auf jede einzelne zu reagieren… wichtig oder nicht? Das ist nur ABLENKUNG.
In der dringenden, aber nicht wichtigen Kategorie haben wir die Aktionen, die nicht wirklich wichtig sind, aber die sind dringend. Wenn Sie diese nicht jetzt tun, wann dann… Außerplanmäßige Unterbrechungen kommen oft aus dieser Kategorie. Dies sind die Aktivitäten, die Sie glauben machen zu arbeiten, dass Sie sehr beschäftigt sind. Wenn Sie aber später den Tag Revue passieren lassen, werden Sie erkennen, dass das nicht wirklich werthaltig war. Wir nennen das die TÄUSCHUNG
- Sie selbst täuschen sich vor, effektiv zu arbeiten.
Hart arbeitende, effektive Menschen im mittleren Bereich einer Organisation wollen viel von ihrer Zeit in der dringenden und wichtigen Kategorie verbringen. Das hat mit der NACHFRAGE
zu tun, sowie sie entsteht.
In jeder Organisation, sollten einige Menschen, meist die höhergestellten, sicherstellen, dass sie zumindest einen Teil ihrer Zeit damit verbringen, sich in der Zone der wichtigsten, aber nicht dringenden Aufgaben aufzuhalten. Strategische Planung, Schlüsselbeziehungen Entwicklung sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation, Ausbildung und Menschen zu entwickeln, sich selbst weiter zu entwickeln und zu erziehen, den Kunden zuzuhören und die Umgebung nach neuen Möglichkeiten abzuklären. Das alles kommt in diese Kategorie.
Also, was können Sie tun,
um zu ermitteln, wohin Ihre Zeit geht,
und den Zeitanteil zu erhöhen,
in dem Sie reale Werte schaffen?
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In Wirklichkeit aber entstehen diese Gefühle der Machtlosigkeit nur deswegen, weil für sie einfach nicht klar ist, was das Beste ist, was sie jetzt tun sollten. Es ist nun einmal eine Tatsache: Fast jeder hat oft mehr zu tun, als die Zeit ihm zugesteht. Und wenn es keine Klarheit darüber gibt, was wirklich am wichtigsten ist, fühlt man sich gelähmt und unentschlossen. Hier fehlt der Fokus dafür, was, und vor allem wie man etwas tun soll. Es gibt noch ein weit verbreiteter Mythos: Wir glauben, dass wir alles auf einmal tun können müssen. Die Wahrheit ist aber, dass wir nur eine Sache zur Zeit tun können. Wir können zwar zum Meister darin werden, schnell von der einen zur anderen Aufgabe zu wechseln, aber in jedem einzelnen Augenblick haben wir es nur mit einer Sache zu tun. Hier ist der Schlüssel, dieses Dilemma zu beenden: stellen Sie fest, was für Sie am wichtigsten ist, und investieren Sie Ihre Zeit genau darin! Wie können Sie also festlegen, was am wichtigsten ist? Suchen Sie einen ruhigen Ort auf, gehen Sie in den Wald, an einen See, oder einfach bei Ihnen in den Stadtpark. Entspannen Sie sich und atmen tief durch… Und jetzt lassen Sie sich einfach einmal auf die folgende Übung ein: Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf und stellen Sie sich eine Situation in ferner Zukunft vor: Sie sind mit einer schicken Limousine unterwegs und werden an einer großen öffentlichen Halle abgesetzt. Sie gehen hinein. In dieser Halle sind viele Menschen, die beieinander stehen und sich miteinander unterhalten. Sie sehen Ihre besten Kunden und Ihre treuesten Geschäftspartner. Auch Ihre Freunde und Familienmitglieder haben sich bei diesem Treffen eingefunden. Alles Menschen, die Ihnen wichtig sind. In der Mitte dieses Raumes steht ein Möbelstück – Ein Sarg… und Sie sind derjenige, der in diesem Sarg liegt! Es ist Ihre Beerdigung! Sie hören die Anwesenden, wie sie sich abwechselnd miteinander unterhalten, wie sie über IHR Leben reden, und was SIE ihnen bedeutet haben. Beantworten Sie sich die folgenden Fragen: Was wollen Sie über sich sagen hören? Und was wünschen Sie sich, dass die anderen in diesem Raum über Sie denken? Schreiben Sie es sich auf. Alle Bemerkungen: die, von Ihrer Familie, von Ihren Geschäftspartnern, Ihren Kolleginnen und Kollegen, Ihre aktuellen und ehemaligen Freunde. Jetzt langsam gewinnen Sie den wahren Eindruck davon, was für Sie am wichtigsten ist. Welche Erkenntnis kann uns das bringen? Diese Erkenntnis stellt sich in Form einer weiteren Frage dar: Planen und wählen Sie und Ihre Aktivitäten und Projekte so aus, damit genau diese Kommentare und Gedanken entstehen, die Sie an solch einem Tag hören wollen? Schreiben Sie jetzt alles, was Sie tun wollen auf eine Liste, und überprüfen Sie diese im Hinblick auf das, was Sie aus diesem Text für sich mitgenommen haben. Wenn Sie das getan haben, sind Sie viel besser darauf vorbereitet, Ihre Prioritäten, die für Sie am wichtigsten und am wertvollsten sind, zu setzen. REAL PEOPLE. REAL RESULTS.® ECHTE MENSCHEN. ECHTE RESULTATE. christianwessler@actioncoach.com www.christianwessler.de
Ich spreche mit vielen Unternehmern. Die meisten von ihnen haben so viel vor sich auf dem Tisch liegen: Vertrieb, Marketing, Finanzen, Mitarbeiter – und nicht zu vergessen: das eigene Produkt oder die eigene Dienstleistung. Viele Menschen, die mit so vielen Dingen auf einmal konfrontiert werden, fühlen sich wie gelähmt... Nun gut – also erst einmal die E-Mails checken... Kommt Ihnen das bekannt vor? Geht es Ihnen auch manchmal so? Und dann klingelt das Telefon. Und dann kommt ein Mitarbeiter und hat eine Frage. Und dann ruft ein Kunde an. Und so weiter und so fort… und ehe Sie sich versehen, ist es 17:00 Uhr und jeder verlässt das Büro... nur Sie nicht! Sie denken: „Meine Güte, ich habe überhaupt nichts von dem geschafft, was ich heute eigentlich erledigt haben sollte!“ Es gibt einen Weg, um diesen Wahnsinn zu stoppen, und der heißt „Schluck diese Kröte!“ Wenn Sie das Buch “Eat that Frog” von Brian Tracy noch nicht kennen, empfehle ich Ihnen, es aufmerksam zu lesen. Der Schlüssel, um endlich mit dieser Aufschieberitis aufzuhören ist, am Anfang eines jeden Tages das wichtigste Ziel, das Sie heute erreichen wollen, zu identifizieren. Und dann: „Schluck diese Kröte!“ Dies bedeutet, sich ständig zu fragen: „Welches Projekt oder welche Tätigkeit hätte die größte positive Auswirkung auf mich und mein Leben, wenn ich es richtig gut und rechtzeitig angehen würde?“ Und dann: “Einfach machen!“ . Nehmen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages die Zeit, sich darauf zu konzentrieren (und ich meine wirklich KONZENTRIEREN) und nehmen sich die größte und unangenehmste Sache zur Brust. Sie werden sich wundern, wie gut der Rest des Tages verlaufen wird. REAL PEOPLE. REAL RESULTS.® ECHTE MENSCHEN. ECHTE RESULTATE. christianwessler@actioncoach.com www.christianwessler.de